SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN PUSKESMAS

Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Wikipedia Indonesia dapat dijabarkan sebagaimana beberapa pernyataan berikut ini :

1. Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
2. Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.
3. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
   

Berangkat dari pernyataan di atas, kita kemudian mengenal berbagai sistem informasi pada berbagai institusi atau instansi sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Salah satu sistem informasi yang mulai dikembangkan beberapa tahun yang lalu adalah Sistem Informasi di Puskesmas. Pada awalnya dinamakan SP2TP singkatan dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Pada saat itu, pengolahan data masih dilakukan secara manual. Wujud dari sistem tersebut adalah adanya beberapa laporan yang dianggap penting untuk disampaikan oleh Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten. Diantaranya adalah laporan obat, laporan data kesakitan, laporan gizi dan penyakit menular, dan laporan kegiatan Puskesmas, dimana laporan tersebut disampaikan secara bulanan. Ada juga yang disampaikan secara tiga bulanan, enam bulanan, maupun tahunan. Selain itu, untuk penilaian kinerja Puskesmas di kenal pula yang namanya Laporan Stratifikasi yang dibuat secara tahunan.
Terakhir, kita kenal lagi SIMPUS yang merupakan singkatan dari Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas dengan komponen laporan yang tidak jauh berbeda dari SP2TP.

Apapun namanya, di dalam pengelolaan data menjadi informasi, setiap orang pasti ingin mencari cara termudah, cepat, dan akurat. Ketika komputer belum dikenal, alat canggih satu-satunya yang cukup diandalkan adalah kalkulator yang digunakan untuk pengerjaan operasi hitung. Maklum saja, setiap pengolahan data pasti berhubungan dengan operasi hitung. Namun demikian pengerjaan laporan tetap saja tidak mampu untuk selesai lebih cepat. Contohnya, manakala seorang petugas diminta untuk merekap data 10 besar penyakit dalam rentang waktu 1 tahun, perlu waktu berjam-jam untuk menyelesaikannya. Begitupan saat menghitung data penyakit setiap bulan, petugas harus melakukan pencacahan dari buku register pasien. Ini pekerjaan yang sangat melelahkan, terlebih lagi jika pasien bulanannya berjumlah ribuan. Berapa hari waktu yang diperlukan untuk penyelesaiannya? Belum lagi jika harus berebut buku register dengan petugas lain yang juga ingin mengerjakan laporannya, misal petugas pembuat laporan Diare. Akhirnya buku register seperti bola pingpong yang dilempar kesana kemari. Selain itu kesikronan data satu sama lain tidaklah terjamin. Umpamanya, petugas pembuat Laporan Penyakit melaporkan penyakit diare sebanyak 100, namun petugas pembuat laporan Diare membuatnya 105, dimana keduanya tidak saling koreksi.

Hadirnya peralatan canggih seperti komputer, memberikan harapan baru. Saat ini, hampir setiap Puskesmas telah memiliki komputer. Minimal 1 buah. Namun sayangnya, komputer yang ada kebanyakan hanya berfungsi sebagai pengganti mesin tik. Memaksimal komputer untuk otomatisasi laporan belum banyak dilakukan atau bahkan tidak terpikirkan sama sekali. Ini wajar saja, karena di Puskesmas tidak ada ahli komputer, Jangankan sarjana komputer, lulusan D3 komputer saja tidak ada. Mungkin banyak yang memikirkan atau menginginkan sebuah software untuk pengolahan data di Puskesmas, tetapi bagaimana mewujudkannya ? Mengharap amprahan dari Dinas Kesehatan Kabupaten, jauhlah panggang dari api. Jadi, meskipun sudah punya banyak komputer, bahkan ada yang punya lebih dari sepuluh, pengolahan data dan laporan masih saja manual. Sekali lagi komputer hanya sekedar pengganti mesin tik.

SIMPUS SUNGAI AYAK

Mendapati kenyataan memprihatinkan di atas, yang juga terjadi di Puskesmas Sungai Ayak, maka Kepala Puskesmas yang pecandu berat komputer dan belajar komputer secara otodidak, mencoba menciptakan perangkat (software) yang dapat mengotomatisasi laporan Puskesmas, terutama laporan yang berkaitan dengan pengelolaan data pasien.
Software dibuat dengan Microsoft Excel 2003, mulai diujicoba pada bulan Juni 2006. Saat itu laporan yang dihasilkan baru dua jenis yaitu laporan data kesakitan (LB1) dan laporan Surveilans. Tahun 2007, program tersebut disempurnakan lagi sehingga mampu menambah jumlah laporan sebagai outputnya yaitu, LB1, Surveilans, Visit Rate, dan ISPA. Di akhir 2008, dengan penyempurnaan yang terus menerus bertambah lagi jumlah laporan yang dihasilkan menjadi delapan jenis yaitu LB1, Surveilans, Visit Rate, ISPA, Diare, Malaria, Setoran Retribusi, dan Laporan Obat (LB2) . Saat ini, sedang dikerjakan untuk penambahan laporan PWS KIA dan Laporan KB.
Dengan adanya software tersebut, pekerjaan petugas menjadi sangat dimudahkan. Petugas tidak perlu lagi melakukan pengolahan data secara manual. Cukup mengentri ke komputer data pasien yang berkunjung ke Puskesmas dengan sumber Kartu Rawat Jalan. Sedangkan petugas dari Puskesmas Pembantu dan Polindes, setiap akhir bulan mengirimkan salinan Register Pasien-nya yang juga dientri ke komputer. Selanjutnya, program akan mengolah dan menyajikan laporan dalam format yang sebenarnya dan siap di print out untuk kemudian dikirim ke Kabupaten.
Disamping data dalam format laporan bulanan, ditampilkan juga data kumulatif beserta grafik dalam bentuk batang, garis, maupun pie. Selain kemudahan yang ditawarkan, data yang ditampilkan juga dijamin keakuratannya dan sinkron satu sama lain. Dengan demikian validitas data tidak diragukan lagi.

Adapun tampilan menu program dapat dilihat pada gambar di bawah ini :


Untuk mengentri data, petugas cukup mengklik pada bulan yang diinginkan hingga tampil file Ms Excel untuk pengisian data. Sedangkan untuk melihat laporan, cukup klik pada laporan bersangkutan. Kita disajikan laporan dari bulan Januari hingga Desember beserta grafiknya



SIMPUS SUNGAI AYAK ini telah dipresentasikan pada rapat bersama antara Dinas Kesehatan Propinsi Kalimantan Barat dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan beberapa Puskesmas di Kalbar yang digelar di Hotel Santika Pontianak, dan Hotel Mahkota Singkawang pada bulan Nopember 2008. Peserta yang hadir begitu terkesima karena tidak menyangka, sebuah Puskesmas dari daerah terpencil di Kalimantan Barat, ternyata mampu menciptakan software yang cukup canggih dan bermanfaat. Terakhir, dipresentasikan dalam rapat kerja Dinas Kesehatan Kabupaten Sekadau di Hotel Khatulistiwa Singkawang pada bulan Desember 2008.
Untuk Kabupaten Sekadau, SIMPUS made in Sungai Ayak ini digunakan pula di Puskesmas Sekadau. Sementara itu, sudah ada dua Kabupaten di luar Kabupaten Sekadau yang menyatakan minatnya yaitu Kabupaten Sanggau dan Kabupaten Pontianak. Bahkan, ada juga Puskesmas di luar Kalimantan (Jawa Timur dan Papua).

Nah, bagi Puskesmas yang berminat menjajal software mada in Sungai Ayak ini, dapat menghubungi kami melalui email pada sungaiayakhc@gmail.com atau melalui hp no. 081256719278.